O que você pode fazer no Computador do Trabalho

O que você pode fazer no computador do trabalho?
Apesar de passarmos a maior parte do nosso tempo no ambiente corporativo, o comportamento e o uso de equipamentos de trabalho inclusive do computador devem seguir uma linha profissional. Atualmente o Computador e a Internet são ferramentas para auxiliar no trabalho do funcionário, por isso, a instituição pode vigiar este uso, desde que o empregado esteja ciente disso, com a definição e divulgação das políticas de uso e da segurança.

As tecnologias fazem parte do mundo corporativo, não se concebe mais os processos sem as ferramentas tecnológicas para suportá-los. A partir desse uso intensivo das tecnologias e principalmente das redes, em particular da internet, deu-se origem a um novo termo: "netiqueta", um código de comportamento exclusivo para relacionamentos na rede.

Os motivos que as corporações alegam para monitorar o uso dos equipamentos e ferramentas é manter a produtividade dos empregados e impedir a contaminação por vírus ou o roubo de arquivos e informações confidenciais. "As empresas se preocupam muito também com pirataria, direito autoral, pornografia e pedofilia", esclarece a advogada especialista em direito digital, Patrícia Peck.

Não é permitido gravar músicas, filmes e fotos pessoais no computador de uso corporativo. Eles podem trazer vírus ou deixar a máquina lenta por excesso de arquivos pesados. Recomenda-se evitar o uso particular dos equipamentos de uso corporativo. Caso você precise mandar uma mensagem, use o e-mail pessoal ou os horários permitidos pela empresa. Caso você queira manter sua privacidade, recomenda-se não deixar documentos e arquivos pessoais no computador da empresa, nem no e-mail corporativo, pois estes, por direito, pertencem à empresa e não ao funcionário.

As Instituições costumam monitorar a navegação na Internet de seus funcionários para inibir o uso abusivo e monitorar a produtividade. Geralmente as Políticas de uso adequado impõem restrições de navegação, usando softwares específicos para bloquear conteúdos indevidos.

A jurisprudência no Brasil já indica que as empresas podem monitorar os sites e comunicadores instantâneos (e usar isso como prova para demissão) desde que o funcionário esteja ciente, por meio da divulgação de regulamentos internos ou códigos de conduta.

O motivo principal para vigiar a navegação é exatamente a distração que a Internet proporciona. Sites de relacionamento virtual e vídeos na Web estão entre as principais páginas bloqueadas já no servidor da empresa.

Uso de emails
A explosão do uso do e-mail talvez tenha sido a mudança mais drástica dos últimos tempos no que diz respeito à comunicação no mundo corporativo.
Apesar de todas as opções de ferramentas de comunicação hoje disponíveis por conta do avanço tecnológico, o email é uma das mais importantes no ambiente de trabalho. Atualmente mandamos email para tudo no trabalho e na vida pessoal, inclusive para o colega que está ao nosso lado. Às vezes fazemos isto para formalizar a comunicação ou registrar algum assunto que não pode ser esquecido ou mal interpretado
Também para o uso de emails temos algumas regras de etiqueta tanto para o uso no mundo corporativo como para a vida pessoal.
A seguir escolhemos as regras mais básicas e que vão melhorar a sua imagem diante dos seus interlocutores.
1. Procure usar uma linguagem direta, clara e objetiva, seja conciso, vá direto ao ponto, porém tenha cuidado com a brevidade, para que não faltem informações essenciais
2. Usem no cabeçalho saudações tais como; "caro fulano", "bom dia", prezado, ou coisa que o valha. Na despedida, prefira expressões como "atenciosamente" ou "um abraço". Não se esqueça de, no final, assinar seu nome completo, cargo e nome da empresa.
3. Use a gramática adequada e pontuação correta
4. Evite o uso de cores e fontes diferenciadas e evite os pontos de exclamação, cifrões e afins
5. Digitar todas as letras maiúsculas é sinônimo de gritaria no universo eletrônico. Assim como, digitar todas as letras minúsculas, remete ao excesso de informalidade. Portanto escreva corretamente usando maiúsculas e minúsculas quando a gramática assim o indicar.
6. Não deixe visível a lista de pessoas para as quais você está remetendo o e-mail.
7. Não anexe arquivos desnecessários
8. Não abuse da opção de alta prioridade que algumas ferramentas de correio eletrônico tornam disponível para os seus usuários, para que não perca a importância.
9. NUNCA escreva em caixa alta
10. Responda no próprio email recebido para que o histórico fique anexo
11. Leia o email antes de enviá-lo. Depois leia novamente e aplique um corretor ortográfico
12. Não abuse da opção “Responder a todos” para não gerar spams desnecessários, responda somente para os que interessam receber a resposta
13. Cuidado com abreviações e emoticons principalmente nos emails de trabalho
14. Não copie uma mensagem ou anexo sem permissão
15. Não abuse do URGENTE e IMPORTANTE para não cair em descrédito
16. Não discuta assunto confidencial por email
17. Utilize um assunto (subject) que tenha sentido com o conteúdo do e-mail
18. Evite longas sentenças
Formação do Endereço Eletrônico
As Instituições devem ter regras e leis de formação dos endereços eletrônicos dos seus funcionários, caso isto não ocorra, na hora da formação do seu endereço eletrônico procure usar o seu nome e sobrenome, usando sempre o nome pelo qual você é mais conhecido no ambiente corporativo.
Quando da criação do seu e-mail pessoal, nos provedores gratuitos ou não, também evite o uso de apelidos ou codinomes, pois um dia você precisará usá-lo para fins de trabalho e poderá cair no ridículo, por exemplo: o professor pediu o e-mail da aluna para lhe passar o resultado da disciplina, e a mesma anotou: ninfetinhabela@hotmail.com .
“Foi constatado que as pessoas tendem a prejulgar a personalidade de uma pessoa pelo endereço de email. Ou seja, se uma pessoa tem um email drograboa@qquercoisa.com.br, ela poderá ser julgada como alguém que é viciado em drogas e ser descartado em um processo seletivo por exemplo.”
O e-mail fornecido pela empresa aos funcionários é uma ferramenta de trabalho, pertencente à instituição. Por isso, ela pode exercer total controle sobre o e-mail, sendo inclusive responsabilizada pelo conteúdo transmitido, em caso de envio de materiais ilegais.

Assim, não há invasão de privacidade ou violação de correspondência no monitoramento dos e-mails cedidos pela empresa, já que eles não devem ser utilizados para fins particulares. Apesar disso, há um consenso geral de que o uso pessoal moderado e que respeite "a moral e os bons costumes" pode ser permitido.
Segundo a advogada especialista em direito digital Patrícia Peck, o e-mail com o "@nome da empresa" é como um papel timbrado digital e seu mau uso podem acarretar demissão por justa causa. "A empresa deve deixar claro quais posturas espera na utilização do e-mail corporativo. E as normas valem também para terceirizados e colaboradores que possuem e-mail com o nome da empresa".

O monitoramento dos e-mails, via de regra, é feito de maneira esporádica por amostragem ou quando há suspeita de uso abusivo. Normalmente, os registros ficam guardados por um ano. O mau trato de clientes, envio de spam e pornografia, assédio sexual, discriminação e divulgação de dados sigilosos da empresa são os motivos mais comuns para a vigilância.

Comunicadores instantâneos

O comunicador pode ser uma ferramenta de trabalho. Porém, há quem use o instrumento como forma de lazer apenas, prejudicando dessa forma a produtividade, podendo as empresas monitorar o conteúdo gerado nos comunicadores instantâneos, desde que o funcionário esteja ciente disso. As regras de uso a serem observadas, são as mesmas dos emails.
As grandes empresas que tem equipe de TI e ferramentas de bloqueio, não permitem o uso de mensageiros instantâneos. O MSN, por exemplo, caso fosse usado como ferramenta de trabalho, atenderia ao aumento da produtividade e diminuição de despesas de comunicação, porém a ferramenta é muito popular, com um grande número de usuários cadastrados, o que leva ao uso particular. As empresas têm usado outros comunicadores, orientando o cadastro somente de funcionários, para restringir o uso particular desta ferramenta.
Tudo o que você escreve, usando os seus equipamentos fica documentado. Os mensageiros normalmente guardam histórico das conversas e, em qualquer perícia, estes históricos podem ser encontrados. Deve ficar claro que os equipamentos são da empresa e por isso ela tem o direito de inspecioná-los.

Use bem o seu celular
Nós sabemos que o uso de celular deveria aumentar a produtividade e resolver emergências, porém à vezes o empregado não tem bom senso. A seguir definimos algumas regras para uso corporativo:
1. Evitar o uso do celular para conversas particulares no ambiente de trabalho. Caso seja necessário atender um contato particular, seja breve e discreto.
2. É de bom tom, manter o volume do toque do celular o mais baixo possível para não incomodar os colegas de trabalho.
3. Ao sair da sala leve seu celular junto para que este não fique tocando e incomodando as pessoas que estão trabalhando.
4. Ao fazer uma visita, participar de almoços e reuniões ou assistir a palestras desligue o aparelho - ou deixe-o no modo vibra call. Se por acaso esquecer e ele tocar, peça desculpas e desligue-o, sem atender.

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